如何讓ISO管理體系持續助力公司經營發展?
發布時間:2024-01-28 10:59:12 來源:長沙楚漢企業管理咨詢有限公司 瀏覽:254

不同的企業獲得ISO管理體系認證證書的目的不同,比如:

 

—  為了參加投標能獲得加分以確保中標的幾率,

 

—  為了順利通過客戶的驗廠進一步與客戶開展深度合作

 

—  為了有效開拓市場,贏得準客戶的滿意—為了提升在市場上的影響力,有效增加在相關方心目中的可信度

 

—  為了申報政府扶持的項目或政策,順利通過政府對申報材料的驗收—為了真正規范內部管理,提升內部運作效率,提高內部人員的工作效益—……

 

不論當初辦理ISO管理體系認證證書處于什么目的,在獲得ISO管理體系認證證書后,企業應該做什么以確保ISO管理體系真正成為企業經營發展實現強大優的助推力,才是所有獲證企業必須深思的重要話題,否則就有可能導致ISO管理體系只是一個體系而已,與企業的實際運行情況永遠是兩層皮,不但不能助力企業的經營發展,還會給企業的正常運作帶來無法估量的負面影響,比如:

 

—  企業為了保持ISO管理體系認證證書,必須要順利通過認證機構一年一度的監督審核

 

—  企業為了應對客戶定期的驗廠審查,必須要保持ISO管理體系認證證書的有效性最起碼,在相關方到現場審核驗證前,準備好ISO管理體系現場審查所需的一切證據,這點是毋庸置疑的,也是必須要做到的。假如ISO管理體系真正融入到企業的各項業務過程中,可以隨時迎接任何相關方的現場審查驗證,不用刻意加班加點備資料、補記錄,甚至要提前臨陣培訓,最怕的就是ISO管理體系與企業的各項業務過程沒有真正融合,ISO管理體系是ISO管理體系的要求,企業各項業務過程有各項業務過程的要求,互不影響,互不覆蓋,試想,相關方到現場審核驗證,能不額外抽出時間、抽出人手備資料、補記錄?這些不就影響了企業內部的正常運作,影響了相關人員的工作心情,增加了相關人員的工作負擔,這種臨陣磨槍的做法,對企業的經營發展會產生什么后果?對企業團隊的凝聚力會帶來什么影響?一切都不言而喻。

 

所以,不論當初處于何種目的獲得了ISO管理體系認證證書,不論采取什么做法獲得了ISO管理體系認證證書,都已成為過往,“既往不咎”,也沒有必要咎了,畢竟達到了企業當初的某種目的,關鍵是獲證后企業該怎么做?企業需要做什么?以保證ISO管理體系真正符合企業的實際運行情況,以保證ISO管理體系的要求能真正落實到企業的日常運作過程中,以保證ISO管理體系的要求真正企業各項業務過程的運作融合為一體,以實現“ISO管理體系真正成為企業發展前行的助推力”這一目標,才是所有獲證企業必須要考慮的頭等大事,否則就會導致“ISO管理體系成為企業發展前行的絆腳石”的后果。

 

若企業內部不具備專業化的能力,可以尋求外部專業的、負責的、敬業的、貼心的咨詢、輔導與培訓機構,雙方密切貼心合作,建立貼合公司實際、有效、落地的ISO管理體系。

 

第一:重新組織培訓學習ISO管理體系標準,確保精準認知ISO

管理體系由于當初獲證時,可能因為時間緊倉促沒有真正對團隊結合公司的實際情況開展培訓學習,導致團隊對ISO管理體系標準知識存在一知半解的情況,不能將ISO管理體系標準要求與實際工作粘合在一起,所以:

1.結合公司的實際情況組織團隊開展“ISO管理體系正確認知”培訓,確保團隊從思想上正確認知ISO管理體系。

2.結合公司內部的實際情況組織團隊開展深度“ISO管理體系”標準知識培訓,確保團隊正確理解ISO管理體系標準,并能運用到實際工作中。

 

第二:組織檢討修正ISO管理體系職能分配和各部門、各崗位的管理權責說明

結合公司的實際情況,重新策劃ISO管理體系職能分配,將ISO管理體系標準各過程精準合理分配到各部門,形成職能分配矩陣圖表,便于各部門精準理解執行;其次結合職能分配矩陣圖細化分解各部門、各崗位的質量管理權責,形成條理清晰、主次分明、簡單易懂的各部門、各崗位管理權責說明書。

 

第三:組織檢討修正確定的管理目標,確保目標正確適宜

組織檢討原確定的管理目標,找出不合適、不恰當的目標,重新劃分界定,以確保各部門的管理目標完全符合各自的核心管理權責,同時在公司內部建立管理目標管理機制,督促目標落地,防止變成口號。

第四:組織修正完善ISO管理體系,以確保ISO管理體系真正符合企業的實際情況由于當初申請獲證時,因為:

1.時間緊

2.經驗缺

3.認知偏

建立的ISO管理體系可能沒有真正從企業的實際情況出發,甚至可能東搬西抄,拼湊而成的ISO管理體系文件,純粹就是為了獲證,而沒有真正考慮到落地,所以,不妨:

1:收集各部門在ISO管理體系實施過程中的意見或建議

2:組織識別ISO管理體系存在的不適宜的地方

3:將ISO管理體系與企業現行的管理制度比對,能融合在一起的務必要融合

4:再次組織各部門對ISO管理體系逐級文件進行會審,找出不符合和不實用的地方

 

根據收集到的上述意見或建議,確定ISO管理體系文件修正完善計劃,逐一修正完善,并與相關部門一起討論會審,確保修正后的ISO管理體系文件符合性與適宜性,目的就是保證ISO管理體系文件在公司內部能與日常的工作習慣充分吻合,讓ISO管理體系文件變成公司內部各部門、各崗位、各人員開展工作的準則,必要時可以邀請專業的、負責的、貼心的咨詢、輔導與培訓機構協助修正完善。

 

第五:組織梳理并建立管理體系各過程流程,確保管理體系的要求易記、易懂

由于當初建立ISO管理體系時,只是編寫了文件,沒有與文件同步建立流程,導致各部門、人員看到厚厚一摞的ISO管理體系文件時內心就抵觸、就抗拒,及時不抗拒、不抵觸,也很難在工作開展過程中時刻記得ISO管理體系文件的要求,隨著時間就會拋棄ISO管理體系文件完全按照經驗開展工作,為了確保修正完善后的ISO管理體系文件能真正有效落實到日常工作中,不妨將其整理形成易記、易懂的流程。

 

第六:組織培訓學習修正完善后的ISO管理體系文件,確保精準理解到位

分部門、分層次組織團隊開展ISO管理體系文件培訓學習,確保所有人都能正確理解ISO管理體系文件的要求,杜絕在公司內部存在多種理解,導致在落實執行過程中存在更大的偏差。

 

第七:組織建立ISO管理體系運行保障機制

在公司內部建立健全ISO管理體系激勵考核機制,督促和保障ISO管理體系真正持續落地產生效益。

 

第八:組建并培養一支專業化的ISO管理體系內審隊伍

對公司ISO內審隊伍重新進行培訓,以實戰落地為導向,以能力提升為目標,在公司內部真正培養一支專業化的ISO管理體系內審隊伍;其次在公司內部建立內審成員激勵機制。

 

第九:指導實施ISO管理體系,解惑答疑,消除阻力

定期到各部門、各崗位指導ISO管理體系的實施,聆聽意見或建議,及時引導疏通,解惑答疑,確保精準理解,保障有效實施,必要時調整ISO管理體系文件要求,迎合實施人員的需求,只要不違背公司的質量管理原則。

 

第十:組織開展落地化的ISO管理體系內審活動

在公司內部定期組織落地化的ISO管理體系內審活動,進一步確保修正完善后的ISO管理體系更加符合公司的實際情況,真正與公司的各項業務過程完全融合,杜絕兩層皮的情況,消除對ISO管理體系不理解、錯誤理解的情況。

 

十一:建立ISO管理體系實施效果業績評比展示看板

定期將各部門實施ISO管理體系的效果通過合適的方式,客觀、公正評比,并將評比結果展現在管理看板上,激勵先進,鞭策落后,在公司內部真正落實“領導重視、全員積極參與”的ISO管理體系文化。

 

十二:定期在公司內部策劃宣傳各種適宜的ISO管理體系活動

 

十三:定期組織召開ISO管理體系運行總結分析會議

 

十四:在公司內部開展ISO管理體系改善管理機制

為了確保公司修正完善后的ISO管理體系持續符合與適宜,在公司內部建立健全ISO管理體系改善管理機制,充分調動各部門、各人員參與改善完善ISO管理體系活動的積極性,建立“人人都有改善能力、人人都是改善標兵”的管理改善文化。

 

十五:隨著公司內部實際情況的變更同步變更ISO管理體系

為了確保ISO管理體系的持續符合性、適宜性與有效性,務必要與公司運行情況的變化保持同步系統化的變更,避免出現ISO管理體系滯后公司的變化情況或出現公司變化了,而ISO管理體系原地不動。

 


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